新型コロナウイルス対策在宅勤務と従業員支援
EXJカルチャー
こんにちは。経営支援部・労務担当の伊奈です。
新型コロナウイルスの影響で、2020年が明けた頃には全く想像もしなかった形で、周りの景色が一変してしまいました。オリンピックイヤーで世界中から人が来て盛り上がるだろうな！と思っていたのに、旅行者の姿がほぼ消えてしまうなんて…。いつまで続くのか、まだ先が見通せない状態です。今は出来るだけ家に籠って、この嵐が過ぎ去るのを待つしかないですね。
3月末から全社員在宅勤務へ
そんな中、弊社でも、3月末から全社員在宅勤務を実施しています。
元々、在宅勤務制度はあったのですが、子育て等の理由のある一部社員のみが使っていた制度でした。そのため、少々使いにくい制度でもあったのですが、今回、図らずも全社員が在宅勤務をすることとなりました。今の新型コロナの嵐が去った後も、希望する社員にはもう少し気軽に利用できる制度として再構築をする予定をしています。平時の在宅勤務制度の再構築についてはまだこれからの作業になります。
全社員在宅業務移行に伴う弊社の取り組み
今回は、新型コロナウイルス対策として全社員が在宅勤務を始めるにあたって弊社が行ったことと、在宅勤務についての社員からの声を紹介したいと思います。
まず、当然のことながら、在宅勤務に必要不可欠なのは、パソコンとインターネット環境です。幸いなことに、弊社では全社員が自宅にすでにインターネット環境を持っていました。ですので、最初に用意したのはノートパソコンのみです。
数年前から、買い替えのタイミングでデスクトップパソコンをノートパソコンに変更していっていたこともあり、ノートパソコンを持っていなかったのは数名だけでした。その数名分のノートパソコンを急遽購入し、在宅勤務がスタートしました。
在宅勤務における自宅の環境整備
実際に始まってみると、社員から聞こえてくるのは、自宅の作業環境の悪さでした。
意識の高い社員も多く、自分の作業パフォーマンスを高めるために、モニターをはじめ、机や椅子等を各自が購入し、作業環境の改善に努めました。
また、家にいる時間が長くなることで、光熱費の心配をする声も聞かれるようになりました。緊急時とはいえ、在宅勤務は社員にオフィス勤務時には必要のなかった負担をかけることになることを、肌で感じました。
在宅勤務に対するアンケートを実施
そこで弊社では、聞こえてくる声だけでなく、具体的な対策のために積極的に意見を言ってもらおうと、在宅勤務アンケートを実施しました。その中から、社員が在宅勤務に感じるメリット・デメリットの代表的なものを紹介します。
＜メリット＞
・何かに集中して取り組みたいときはオフィスよりも良い。
・通勤時間を仕事に回せるので作業進捗が良い。
・通勤時間を運動や料理・食事などヘルスケアに使うことができ、規則正しく早寝早起きできるようになりました。以前よりも心身共に健康的になったような気がします。
＜デメリット＞
・自分は人と話しながらアイディアが思い浮かぶので、ずっと一人でいるのは少々つらいです。
・会社にいれば口頭ですぐに確認できることも、チャットなどを使うと少し時間がとられる。
・設備が整わない、作業スピード・集中力の低下。
・ほかのメンバーから仕事へのリクエストが得にくい。
総じて多かったのは、
メリットとして、(1)仕事に集中できる (2)通勤時間が節約できる、というものでした。
デメリットとしては、コミュニケーションが取りにくいというのが筆頭でした。
コミュニケーションの取りづらさについて
コミュニケーションが取りにくいから仕事に集中できるが、コミュニケーションが取りにくいから仕事に支障が出るという表裏一体の問題が浮き彫りになりました。
もともと、チャットツールはHanguout Chatを共通ツールとして利用していましたが、顔が見えず相手が仕事に集中しているのか否かが判断できない中で、気軽なコミュニケーションをどうやって取っていくかは今後の課題です。
ゆるいオンラインランチ会や、雑談用のチャットルームなどがあるといいかもしれない、という意見もあったので、積極的に取り入れていきたいですね。
同時に、コミュニケーションツールに関しても、どのツールが使いやすいのか等、社員が色々使ってみて、意見を持ちよりながら検討中です。
在宅勤務における補助について
次に、会社への要望としては、下記の意見が多数寄せられました。
・電気代等の補助として、在宅勤務手当が少しでもあると良い。
・環境設備の支援に、たとえば一律2万円～3万円程度あると嬉しい。
これらのご意見を踏まえ、弊社では、下記の補助給付を決定しました。
【コロナ対策一時金】（4月給与時に支給）
・正社員…5万円
・パート社員…2万円
・インターン…1万円
【在宅光熱費補助手当】（新型コロナウイルス対策の在宅勤務期間中、毎月支給）
・正社員…月3000円
・パート社員…月2000円
・インターン…月1000円
新型コロナウイルスにより、どうしても気分が落ち込む中、この決定は、一社員として私もとても励みになりました。金銭的補助という実質的な助けになるのはもちろんですが、会社が力になってくれていると思うと、気持ちが明るくなりますよね。
まだまだ残る在宅勤務の課題－オフィス出社が避けられない業務－
ただ、今回は外的要因により、急遽、在宅勤務となったこともあり、現在進行形で課題は山積しています。在宅勤務の難しいところは、部署や業務によっては、在宅勤務が難しいという物理的制約があることです。
例えば、請求書の発行、発送業務、個人情報を扱う業務。押印が必要な契約書関連など。
契約上、原則としてオフィス勤務でないと対応出来ない業務等はどこの会社でも頭を悩ませているところだと思います。弊社だけでは解決できない問題もあるため、他社へ協力をして頂くことでなんとか業務を進めている部署もあります。
まだまだ残る在宅勤務の課題－電話の受発信－
また、弊社は、社員ひとりひとりが社用の携帯電話を持っていないため、電話連絡をどうするのかという問題があります。現在、IP電話の導入に向けて、テストを行っているところです。予算の問題もあるので、まだ実現できるかどうかは分かりませんが、うまく助成金等も活用しながら、導入できればいいなと考えています。
まとめ
この機会に、在宅勤務でも滞りなく業務ができる環境作りをして、新型コロナウイルスの脅威が去った後に、さらに働きやすい会社にしたいと思っています。
最後に、ちょっとユニークな意見を紹介します。
・眠気を察知し、起こしてくれたり励ましてくれるロボがいると助かる。
私は、子供を寝かしつけてくれるロボがいると助かります(笑)
もしかすると、未来の在宅勤務は、在宅ロボットに助けられながらの業務になるかもしれませんね？！